Responsable del tratamiento
LegaFlex es una aplicación de uso interno del grupo empresarial Soluciones & Partes, destinada a que sus empleados registren y legalicen los viáticos de sus desplazamientos. El responsable del tratamiento de los datos personales es Soluciones & Partes.
Contacto para asuntos de privacidad y protección de datos: webmaster@solucionesypartes.com.
Datos que recopilamos
- Datos de identificación del empleado: número de cédula, nombre, cargo y sede. Provienen de la base de datos interna de la empresa y se usan para autenticar el acceso y prellenar el formato de legalización.
- Datos de las facturas: fecha, descripción, NIT o cédula del proveedor, razón social, valor y forma de pago que el empleado registra para cada gasto.
- Fotografías de soportes: imágenes de facturas y recibos que el empleado captura como respaldo del gasto.
La aplicación no recopila datos de ubicación, contactos ni identificadores publicitarios, y no realiza seguimiento con fines de mercadeo.
Finalidad del tratamiento
Los datos se utilizan exclusivamente para gestionar la legalización de viáticos: registrar los gastos, generar el documento PDF de legalización con el formato corporativo y conservar el respaldo de los soportes para fines contables y de auditoría interna. No se usan para ninguna finalidad distinta ni se venden a terceros.
Almacenamiento y seguridad
La información se almacena en la infraestructura de Supabase (autenticación, base de datos y almacenamiento de archivos), con acceso restringido mediante reglas de seguridad que garantizan que cada empleado solo pueda ver y gestionar sus propias legalizaciones. Mientras no haya conexión, los datos quedan guardados de forma local en el dispositivo y se sincronizan al recuperar la señal. La generación del PDF se realiza a través de los servicios internos de la empresa.
Encargados del tratamiento
Para operar la aplicación, la empresa se apoya en los siguientes encargados del tratamiento, que procesan los datos únicamente por instrucción nuestra y para las finalidades aquí descritas:
- Supabase — autenticación, base de datos y almacenamiento de las fotos de los soportes.
- OpenAI — cuando el empleado toma la foto de una factura, la imagen se envía al servicio de reconocimiento de texto de OpenAI (GPT-4o) con el único fin de precargar automáticamente los campos del formulario (fecha, número de factura, NIT, razón social, descripción y valor). La imagen no se utiliza para ningún otro fin. Este procesamiento implica una transferencia internacional de datos a servidores ubicados fuera de Colombia.
La generación del PDF se realiza en la infraestructura interna de la empresa. Los datos no se venden ni se ceden a terceros con fines comerciales, publicitarios ni de mercadeo.
Conservación de los datos
Los registros de legalización y sus soportes se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las obligaciones contables, tributarias y de auditoría aplicables. Una vez cumplidos esos fines, los datos podrán ser eliminados o anonimizados.
Derechos del titular
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas de protección de datos personales de Colombia, el titular puede conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos, así como revocar la autorización de tratamiento cuando proceda. Para ejercer estos derechos puede escribir a webmaster@solucionesypartes.com.
Cambios en esta política
Esta política puede actualizarse para reflejar mejoras en la aplicación o cambios normativos. La fecha de la última actualización se indica al inicio del documento.